Trung tâm đào tạo thiết kế vi mạch Semicon

Chuyên gia tâm lý Trần Hải Vân, Trung tâm tư vấn Bạn và Tôi, bày tỏ: “Không gì chán bằng nghe một diễn giả nói suốt cả tiếng đồng hồ mà gần như không có một động tác biểu lộ của cơ thể. Do đó, trong giao tiếp, hay thuyết trình cần khéo léo kết hợp lời nói với giao tiếp phi ngôn ngữ. Giao tiếp phi ngôn ngữ là một nghệ thuật được thể hiện qua nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ, tư thế… Ánh mắt đi kèm theo lời nói sẽ làm cho lời nói truyền cảm và thuyết phục hơn. Lời nói đi kèm với nụ cười sẽ khiến cho cuộc giao tiếp trở nên thân thiện và gần gũi. Thậm chí, trong nhiều hoàn cảnh, ánh mắt có thể thay thế lời nói... Còn nụ cười được xem là một thứ trang sức rất hữu hiệu trong giao tiếp và cũng là phương tiện làm quen hay xin lỗi rất tinh tế, ý nhị”.

ThS. Võ Trương Như Ngọc, Phó trưởng bộ môn Giải phẫu mô, phôi, răng (ĐH Răng - Hàm - Mặt) cũng cho rằng: “Trong giao tiếp, cách nói chuyện rất quan trọng, thứ nhất là lời nói, cử chỉ, ánh mắt nhưng cái tạo ấn tượng lại là nụ cười. Một nụ cười như bông hoa trên miệng làm bừng sáng cả gương mặt, làm người xung quanh cũng cảm thấy dễ mến, dễ gần. Nụ cười có khi chỉ nở trong khoảnh khắc nhưng làm ta nhớ mãi. Nụ cười thật đơn giản nhưng không thể mua ”.

Cười là một hoạt động tốn ít calo, mà nó còn chứa đựng bao hàm ý lẫn sự tình tứ của người muốn truyền thông điệp, bởi thế mà nhân gian có câu “Liếc mắt đưa tình”. Chỉ cần cái chau mày, liếc mắt sắc bén cũng khiến người tiếp chuyện hiểu được tâm trạng của bạn. Một ánh mắt trìu mến, hàm chứa sự cổ vũ, đồng tình, khích lệ cũng khiến người đối thoại có thêm niềm tin trong cuộc sống và công việc.

Nguyễn Thu Thuỷ, cựu sinh viên Trường ĐH Y dược TPHCM từng bảo vệ luận văn với chủ đề “Vẻ đẹp nụ cười” quan niệm rằng: Mỉm cười là một biểu hiện văn minh, cũng là cách thể hiện sức mạnh hoặc truyền đạt thông tin. Ai giữ được nụ cười trên môi, chứng tỏ trong lòng họ còn có niềm tin và hy vọng vào cuộc sống. Chẳng ai muốn quan hệ với một người khi nào cũng có bộ mặt lạnh lùng hoặc cau có. Ai luôn giữ nụ cười trên môi, sống tận tụy với công việc, chan hoà với mọi người thì nụ cười mới phát huy được hết giá trị của nó. Tất cả những người có duyên không ai giống ai nhưng họ có một nét chung nhất là.

Theo Chuyên gia tâm lý Trần Hải Vân, mỗi người đều tự biết mình có thế mạnh gì trên khuôn mặt. Đó có thể là cái mũi đẹp hay đôi mắt, đôi môi... Do đó, để phát huy được thế mạnh trong giao tiếp cần biết che đi những cái xấu và tạo ra điểm nhấn ở những nét đẹp nhờ trang điểm hay để kiểu tóc hợp lý. Để thành công trong giao tiếp cần có ánh mắt đẹp và nụ cười đẹp. Vì trong giao tiếp chỉ có mắt và miệng cử động và có khả năng biểu cảm cao nhất. Do đó, nếu chẳng may một người có nụ cười hở lợi thì khi cười phải có ý bằng cách cười chúm chím, không cười to quá nhưng cũng đừng gượng gạo. Nghĩa là cần phải tập để có độ mở của nụ cười một cách hợp lý làm sao vẫn đảm bảo mình có nụ cười tươi tắn nhưng không được hở lợi.

Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn, tập trung mọi giác quan của cơ thể: thị giác, xúc giác, thính giác, khứu giác... Nói cách khác, mọi năng lượng của các giác quan đều tập trung vào đôi mắt. Mắt to, đen, sáng... thể hiện sự thông minh, lanh lợi. Và cũng nhìn vào đôi mắt người đối thoại có thể đọc được phần nào tâm trạng, suy nghĩ của họ. Giao tiếp bằng mắt rất quan trọng, nó thể hiện sự chăm chú, sự tôn trọng của mình với người khác mà không ngôn ngữ nào thay thế được. Trong giao tiếp nên nhìn thẳng vào mắt người đối diện, thỉnh thoảng mới nhìn xuống để đỡ bị bối rối khi bắt gặp ánh mắt người đối thoại quá nhiều. Với ánh mắt này, người đối diện sẽ thấy bạn là một người tự tin và đáng tin cậy. Theo GS.TS. Hoàng Tử Hùng, Phó hiệu trưởng Trường ĐH Y dược TPHCM: Việc tư vấn và tập luyện nụ cười, một số nơi trên thế giới đã làm rồi, nước mình thì chưa.

Vấn đề vẻ đẹp của nụ cười đã được Khoa Răng - Hàm -Mặt của trường tôi quan tâm từ năm 1999. Trong vài năm gần đây đã có một số nghiên cứu về vấn đề này. Đây là những nghiên cứu góp phần cho việc xác định những “chuẩn” được thừa nhận rộng rãi về một nụ cười đẹp, làm cơ sở cho việc tư vấn và giúp luyện tập cho những người mong muốn thay đổi để có được nụ cười tự tin hơn.

Điều này có nghĩa là có thể thay đổi, cải tạo nụ cười nếu mất cân đối giữa môi và răng có thể làm lại răng, điều chỉnh về mặt hình thể, đường viền lợi cao thì điều chỉnh kéo xuống tạo một nụ cười hài hoà không hở lợi. Chỉ đơn thuần là hướng dẫn họ cách cười che đi nhược điểm”.

 

Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi giúp bạn giao tiếp thông minh hơn

Hãy tưởng tượng bạn nhận được một cú điện thoại từ một người đàn ông bạn chưa bao giờ gặp ở văn phòng làm việc và được dồn một loạt các câu hỏi như sau: “Ông đã kinh doanh trong bao nhiêu năm rồi? Hiện ông đang có bao nhiêu nhân viên? Ngân sách của ông có thể dành ra bao nhiêu để chi cho loại thiết bị mà tôi cung cấp? Hiện nay ông đang mua các thiết bị đó từ đâu? Liệu ông có phải người có quyền ra quyết định cuối cùng không?”, thì bạn sẽ phản ứng như thế nào. Nếu bạn là đàn ông, bạn có thể cho rằng kẻ gọi điện này là loại vớ vẩn và hơi thiếu lịch sự. Nhưng nếu bạn là phụ nữ, rất có thể bạn sẽ nghĩ người gọi thật thô bỉ và huênh hoang. Dù thế nào thì bạn cũng khó có thể làm ăn với anh ta được.

Rèn luyện kỹ năng đặt câu hỏi giúp bạn giao tiếp thông minh hơn

Hãy nhìn vào mặt khác của tình huống này. Giả sử bạn đang nói chuyện lần đầu tiên với một nữ doanh nhân, người này hỏi bạn một loạt các câu hỏi: “Ông đã gặp phải những khó khăn nào khi mới khởi nghiệp? Những vấn đề gì có thể ảnh hưởng đến phần ngân quỹ chi cho thiết bị này của ông? Ông nghĩ như thế nào về nhà cung cấp hiện tại của công ty? Ông có tìm kiếm một công ty khác để thay thế cho nhà cung cấp đó không?”.

Nếu là phụ nữ, bạn sẽ thấy những câu hỏi này khuyến khích sự suy nghĩ, đáng chú ý và nhiệt tình. Tuy nhiên, một người đàn ông bị một người phụ nữ hỏi những câu như vậy rất có thể có phản ứng ngược lại, và cảm thấy mình đang bị thăm dò một cách khó chịu, bị yêu cầu tiết lộ những cảm giác và tình cảm cho một người vừa mới gặp.

Tại sao nam và nữ lại có phản ứng khác nhau với những người đưa ra các câu hỏi giống nhau? Câu trả lời là cách sử dụng ngôn ngữ của nam và nữ khác nhau, ngoài ra còn có một số phong cách giao tiếp riêng.

Tại sao cần thay đổi phong cách của bạn?

Bí mật của thành công trong tất cả những lần giao tiếp với khách hàng tiềm năng là hãy hỏi những câu hỏi đúng, sau đó cẩn thẩn lắng nghe câu trả lời. Với tư cách là một chủ doanh nghiệp, điều quan trọng là bạn phải đánh giá được phong cách giao tiếp của chính mình và học cách đặt câu hỏi khiến khách hàng tiềm năng cảm thấy dễ chịu và thu được những thông tin đáng giá về nhu cầu khách hàng.

Có hai loại câu hỏi: câu hỏi đóng và câu hỏi mở. Trong những tình huống lạ hoặc căng thẳng, chẳng hạn như giao dịch mua bán, đàn ông thường dựa vào những câu hỏi đóng trong khi phụ nữ thích dùng câu hỏi mở. Chìa khoá để vượt qua các trở ngại một cách thành công và đạt được thoả thuận mua bán là phải học cách sử dụng cả hai loại câu hỏi trên một cách nhuần nhuyễn và thoải mái, ngay cả trong tình huống căng thẳng.

Câu hỏi mở là loại câu hỏi đưa lại cho người đc hỏi trả lời bằng lời lẽ và ý kiến riêng của mình.

Trong khi nghiên cứu thị trường ,người ta thường hay dùng câu hỏi mở nhiều hơn, bởi vì người đc hỏi không bị gò bó về sự trả lời .

Người đc hỏi có thể trả lời theo suy nghĩ thực của họ, điều này rất tốt cho việc nghiên cứu ,điều tra nhu cầu của khách hàng.

Các hiểu câu hỏi mở đặc biệt có ích trong gia đình, nghiên cứu có tính chất tìm kiếm, khi cần phải xác định xem mọi người suy nghĩ gì. VD: Bạn đã dùng thử sản phẩm comfort thơm lâu hay comfort 1 lần xả chưa ? Bạn có thể cho biết ý kiến của bạn về hai loại sản phẩm này đc không?

Người hỏi có thể gợi ý để cho người đc hỏi trả lời. VD: khi sử dụng sản phẩm này ,điều gì đã làm cho bạn thích nhất ?

+ Đặt ra cho người đc hỏi một câu không hoàn chỉnh ,đề nghị người đc hỏi trả lời.

+ Giới thiệu cho người đc hỏi một câu chuyện không hoàn thành và đề nghị người đc hỏi hoàn thành nó .

Những câu hỏi đóng có thể được trả lời bởi các từ “có”, “không” hoặc một thực tế đơn giản nào đó. Tất cả những câu hỏi được đưa ra trong ví dụ đầu của chúng tôi đều là những câu hỏi đóng. Những câu hỏi này phụ hợp với người bắt đầu cuộc nói chuyện.

Câu hỏi mở thường có những từ “suy nghĩ”, “cảm giác” hay “nhận thấy.” Chúng cho thấy tình cảm phía sau câu trả lời và có thể cung cấp nhiều thông tin về trạng thái suy nghĩ, nhu cầu và mong muốn thực sự của khách hàng tiềm năng.

Tất cả những câu hỏi do người phụ nữ trong ví dụ hai hỏi đều là câu hỏi mở. Bằng cách hỏi như vậy và lắng nghe câu trả lời, bạn sẽ có thể hiểu những trở ngại của khách hàng tiềm năng, đồng thời gợi ý các giải pháp để vượt qua những trở ngại đó.

Nếu bạn hỏi những câu hỏi đóng như: “Ai là nhà cung cấp hiện nay của ông”, có thể chẳng bao giờ bạn biết được nhà cung cấp đó thường chậm giao hàng và đòi phải đặt hàng trước 10 ngày. Nhưng nếu tiếp sau câu hỏi đóng là câu hỏi mở: “Ông thích gì nhất từ người cung cấp hàng của mình?”, khách hàng tiềm năng của bạn dễ dàng tiết lộ thông tin đó.

Vì vậy, nếu bạn lắng nghe cẩn thận, bạn có thể đưa ra một giải pháp phù hợp nhu cầu của khách hàng, chẳng hạn như: “Nếu ông có thể nhận thiết bị với giá thấp hơn, lại được đảm bảo giao hàng đúng thời hạn và chỉ phải báo trước 24 giờ với tất cả các đơn đặt hàng thì sao? Những câu hỏi đóng không chỉ giúp bạn mở đầu câu chuyện mà còn rất hiệu quả khi kết thúc câu chuyện. Giả sử bạn đang nói chuyện điện thoại với một khách hàng tiềm năng bằng điện thoại với mục đích là tiến tới một buổi hẹn gặp. Hãy dùng những câu hỏi đóng cụ thể như “3 giờ chiều thứ Ba có thuận tiện cho ông không?” Và hãy tiếp tục nêu các ngày, giờ cho đến khi bạn có một buổi hẹn.

Nếu bạn đưa ra những câu hỏi hiệu quả, lắng nghe câu trả lời cần thận và đưa ra giải pháp phù hợp với nhu cầu khách hàng tiềm năng, thì bạn sẽ liên tục thành công. “Có công mài sắt có ngày nên kim”

Sau đây là một bài tập giúp bạn nghĩ về việc thường xuyên sử dụng cả câu hỏi mở và đóng với các khách hàng tiềm năng của mình.

1. Hãy lấy một tờ giấy và vẽ một đường kẻ đôi tờ giấy. Viết chữ “câu hỏi đóng” vào cột bên trái và “câu hỏi mở” vào cột bên phải.

2. Bên trái, hãy liệt kê tất cả các câu hỏi “có hay không” hay khám phá một sự việc mà bạn muốn dùng khi gặp khách hàng tiềm năng trong khi nói điện thoại hay trực tiếp. Hãy làm cho danh sách này càng đầy đủ càng tốt. Hãy nhớ rằng bạn cần thông tin từ khách hàng tiềm năng là để xác định xem họ có phù hợp với bạn hay không, và giúp bạn vượt qua các trở ngại.

3. Trong cột bên phải, hãy thay đổi theo hướng mở dần mỗi câu hỏi đóng mà bạn đã viết vào cột bên trái. Chẳng hạn câu hỏi đóng là: “Ông có nghĩ đến việc tu sửa lại phòng tắm của mình không?, thì câu hỏi mở là: Ông muốn thay đổi phòng tắm của mình như thế nào?” Công việc tìm hiểu khách hàng tiềm năng và ký kết hợp đồng sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu bạn đã làm chủ được kỹ năng này.